Το αφεντικό «μαέστρος», που απλώς ανακοινώνει αποφάσεις, είναι πλέον παρελθόν. Η διαχείριση τύπου «μπαμπά» εγκυμονεί κίνδυνους σχηματισμού κλίκας μεταξύ υποστηρικτών και αντιπάλων του αφεντικού, αλλά και εσωτερικών εντάσεων. Οι εργαζόμενοι σήμερα μπορούν και πρέπει να αναδείξουν την αξία τους. Είναι ένα βασικό κίνητρο, συχνά πιο σημαντικό από ένα μπόνους. Για αυτό προτείνουμε τη συμμετοχική διοίκηση που βασίζεται στην 

εμπλοκή των υπαλλήλων σας στις αποφάσεις της επιχείρησης. Είναι ένας τρόπος για να ενδυναμώσετε κάθε μέλος της ομάδας και να δημιουργήσετε ένα παραγωγικό σύστημα αρμοδιοτήτων.

Ακολουθούν πέντε βασικά βήματα για τη συμμετοχή του προσωπικού σας στις αποφάσεις της επιχείρησης.

Έχετε ανακοινώσει στην ομάδα σας την πρόθεσή σας να τους εμπλέξετε στις αποφάσεις του φαρμακείου; Να είστε προσεκτικοί και να κρατάτε τις υποσχέσεις σας. Οι συζητήσεις που κάνετε μαζί τους για την υποδοχή των πελατών ή τη διαχείριση παραγγελιών θα πρέπει να οδηγήσουν σε 

συγκεκριμένες ενέργειες. Δεν έχει νόημα να κάνετε τους συναδέλφους σας να πιστεύουν ότι τους ακούτε, εάν η απόφαση έχει ήδη ληφθεί εκ των προτέρων από εσάς. Αυτή η στρατηγική θα αποτύχει γιατί οι συνεργάτες σας δεν θα ξεγελαστούν για πολύ!

Αντίθετα, όταν ο manager αφήνει τους συναδέλφους του να εκφραστούν, πρέπει να «παίξει» σωστά το παιχνίδι. Δεν πρέπει να διακόπτει τη συζήτηση και την κατάθεση ιδεών, προχωρώντας σε μια ήπια συναίνεση, πριν από οποιαδήποτε συζήτηση. Ο στόχος της συμμετοχικής διοίκησης είναι, 

αντίθετα, η συμμετοχή όλων των εργαζομένων προκειμένου να βρεθούν οι καλύτερες λύσεις.

Ποιοι είναι οι τομείς στους οποίους θα μπορούν να παρέμβουν οι υπάλληλοί σας; Σε αυτό το σημείο, χρειάζονται κάποια όρια. Η συμμετοχική διοίκηση είναι κατάλληλη όταν επικεντρώνεται σε ότι έχει σχέση με την ικανοποίηση των πελατών, γιατί είναι ένας τομέας που αφορά όλους τους εργαζόμενους. Ποια διαδικασία ποιότητας πρέπει να εφαρμοστεί για ελαττωματικά προϊόντα; Πώς να διαχειριστείτε τη ροή πελατών; Πώς να βελτιώσετε την επικοινωνία μεταξύ του back office και του πάγκου εξυπηρέτησης; Τόσες πολλές ερωτήσεις όπου ο καθένας μπορεί να εκφραστεί. 

Εναπόκειται στους εργαζόμενους να βρουν τη λύση που τους ταιριάζει καλύτερα.

Από την άλλη πλευρά, ορισμένα θέματα πρέπει να παραμείνουν στην κυριότητα του manager ή/και των συνεταίρων του. Απαιτείται ένας «πιλότος στο αεροπλάνο» για να παρέχει ένα ουσιαστικό πλαίσιο ασφάλειας για τους υπαλλήλους. Εξ ου και η ανάγκη του manager να λαμβάνει στρατηγικές αποφάσεις. Κάποια θέματα είναι πολύ ιδιαίτερα της επιχείρησης και οι εργαζόμενοι δεν θα πρέπει απαραίτητα να εμπλακούν. Ως εκ τούτου, είναι καλύτερα να αποφύγουμε για παράδειγμα, έναν καταιγισμό ιδεών για τον καθορισμό μιας τιμολογιακής πολιτικής. Όμως, σε όλες τις περιπτώσεις, πρέπει να είστε διαφανείς και να μην διστάσετε να εξηγήσετε ξεκάθαρα την προσέγγισή σας, προς τη μία ή την άλλη κατεύθυνση

Στην πράξη, θα χρειαστεί να οργανώσετε ομαδικές συναντήσεις, ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να μπορούν να μοιραστούν τις ιδέες τους. Πρώτη απαραίτητη κίνηση: Καλέστε τους όλους. Το ιδανικό, για να δημιουργήσετε μια πραγματική συζήτηση ιδεών, είναι να συγκεντρώνεστε μία φορά το μήνα ή ακόμα και κάθε δύο μήνες. Χάσιμο χρόνου; Όχι απαραίτητα. Μία ώρα συνάντησης είναι αρκετή, αν η συνάντηση έχει προετοιμαστεί εκ των προτέρων. Πως; Ο manager πρέπει να προσπαθήσει να σκεφτεί εκ των προτέρων τους στόχους και τα μέσα που θα εφαρμοστούν είτε πρόκειται για βελτίωση της εσωτερικής επικοινωνίας είτε για επίλυση μιας δυσλειτουργίας. Ο στόχος: Να έχετε ένα meeting εργασίας με μια ατζέντα και έναν οδηγό για το τί θέλετε από αυτούς να σκεφτούν και να προτείνουν σαν ιδέες που θέλουν να συζητήσουν, προκειμένου να καταλήξετε σε συμπεράσματα και αποφάσεις πιο γρήγορα. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, όλοι πρέπει να μιλούν εκ περιτροπής. Ο manager πρέπει να το διασφαλίσει αυτό. 

Αυτό το brainstorming θα είναι επίσης ένα πρόσθετο μέσο για τον εντοπισμό μεταξύ των συνεργατών σας, εκείνων στους οποίους μπορείτε να εμπιστευτείτε νέες ευθύνες, οι οποίες συνδέονται με τις νέες λύσεις που έχουν βρεθεί για τη βελτίωση της λειτουργίας του φαρμακείου. Προσέξτε όμως να μη δώσετε σε όλους carte blanche! Σκεφτείτε προσεκτικά τις ικανότητες των υπαλλήλων σας προτού τους αναθέσετε νέα καθήκοντα. Πράγμα που απαιτεί να κάνετε τις σωστές ερωτήσεις στον εαυτό σας. Σε ποιο βαθμό είναι ικανός αυτός να εργαστεί εντελώς ανεξάρτητα; Έχει αυτός ο νεαρός υπάλληλος την απαραίτητη τεχνογνωσία για να μπορέσει να είναι υπεύθυνος για ένα νέο τμήμα; Ορισμένοι εργαζόμενοι πρέπει να υποστηρίζονται, ενώ άλλοι μπορούν να είναι πλήρως αυτόνομοι, εφόσον έχει καθοριστεί το πεδίο δράσης τους.

Ωστόσο, ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να αρνηθούν να εμπλακούν στην ομαλή λειτουργία του φαρμακείου. Οργανώνοντας συνεδρίες brainstorming, όπου όλοι οι εργαζόμενοι θα μιλήσουν για να υποβάλουν τις ιδέες τους, θα δείτε γρήγορα ποιοι είναι οι λιγότερο ενθουσιώδεις. Η συμμετοχική διαχείριση είναι επομένως μια ευκαιρία να αναζητηθούν οι λόγοι για την άρνηση εμπλοκής τους. Εξακολουθούν να τους ταιριάζουν οι ρόλοι τους, οι αρμοδιότητές τους; Προσβλήθηκαν από μια παρατήρηση; Στη συνέχεια, μπορείτε να διορθώσετε την κατάσταση.